Polityka Wersjonowania Dokumentów

§1. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka określa zasady aktualizacji, publikacji i wersjonowania dokumentów regulaminowych VOLURE Sp. z o.o., działającej pod marką TaxPilot.pl (dalej: „Biuro").
2. Polityka stanowi integralną część Umowy Ramowej.
3. Niniejsza Polityka dotyczy wszystkich Regulaminów i Polityk publikowanych przez Biuro na stronie www.taxpilot.pl/regulaminy.

§2. Dokumenty podlegające aktualizacji bez zgody Klienta

1. Następujące dokumenty mogą być aktualizowane przez Biuro bez konieczności uzyskania zgody Klienta:
   • a) Regulamin Świadczenia Usług Księgowych;
   • b) Regulamin Obowiązków Klienta;
   • c) Polityka Cenowa i Rozliczeń (z zastrzeżeniem §4 ust. 4);
   • d) Polityka AML;
   • e) Polityka Komunikacji i Przekazywania Dokumentów;
   • f) Polityka Archiwizacji Dokumentów;
   • g) Polityka Obsługi Kontroli, Pełnomocnictw i Oświadczeń;
   • h) Polityka e-Doręczeń, CRBR, NIP-8 i PPO-1;
   • i) niniejsza Polityka Wersjonowania.
2. Aktualizacja dokumentów wymienionych w ust. 1 nie wymaga zmiany Umowy Ramowej.
3. Wyjątkiem jest Polityka Ochrony Danych (RODO) — jej zmiana wymaga zgody Klienta zgodnie z §3 niniejszej Polityki.

§3. Aktualizacja Polityki RODO — wymóg zgody

1. Polityka Ochrony Danych Osobowych (RODO) — jako umowa powierzenia przetwarzania danych w rozumieniu art. 28 RODO — może być zmieniona wyłącznie za zgodą obu Stron, wyrażoną w formie dokumentowej (e-mail).
2. Procedura zmiany Polityki RODO określona jest w §12 tej Polityki.

§4. Procedura aktualizacji dokumentów

1. Aktualizacja dokumentu rozpoczyna się od opracowania projektu nowej wersji przez Biuro.
2. Biuro wysyła Klientowi e-mailem zawiadomienie o planowanej aktualizacji z 30-dniowym wyprzedzeniem przed datą wejścia w życie nowej wersji. Zawiadomienie zawiera:
   • a) wskazanie dokumentu objętego aktualizacją;
   • b) krótkie streszczenie zmian;
   • c) pełną treść nowej wersji lub link do niej na stronie Biura;
   • d) datę wejścia w życie nowej wersji.
3. Brak sprzeciwu Klienta w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia uznaje się za milczącą akceptację zmiany.
4. W przypadku zmiany cen pakietów bazowych poza coroczną waloryzacją CPI (Polityka Cenowa) Klient ma prawo wypowiedzieć Umowę Ramową z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia bez konsekwencji finansowych.
5. W przypadku zmiany Polityki RODO zastosowanie ma §3 niniejszej Polityki oraz §12 Polityki RODO.
6. Stawki usług dodatkowych w Polityce Cenowej mogą być aktualizowane bez 30-dniowego wyprzedzenia i obowiązują od dnia publikacji nowej wersji Polityki Cenowej.

§5. Zmiany wymuszone przepisami prawa

1. W przypadku gdy zmiana dokumentu wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, decyzji organu nadzorczego, wytycznych GIIF, PUODO lub innego organu, zmiana wchodzi w życie w terminie wynikającym z tych przepisów lub decyzji — niezależnie od stanowiska Klienta i niezależnie od 30-dniowego wyprzedzenia z §4 ust. 2.
2. Biuro informuje Klienta o takiej zmianie e-mailem niezwłocznie po jej wprowadzeniu, wskazując podstawę prawną.

§6. Forma dokumentów i numeracja wersji

1. Dokumenty są publikowane w wersji zawierającej:
   • a) numer wersji (1.0, 1.1, 2.0 itd.);
   • b) datę wejścia w życie;
   • c) status (obowiązujący / archiwalny).
2. Każda aktualizacja powoduje zwiększenie numeru wersji:
   • a) zmiany kosmetyczne i poprawki redakcyjne — zwiększenie podwersji (np. 1.0 → 1.1);
   • b) zmiany merytoryczne — zwiększenie wersji głównej (np. 1.x → 2.0).
3. Aktualna wersja każdego dokumentu publikowana jest na stronie www.taxpilot.pl/regulaminy.

§7. Archiwum wersji historycznych

1. Biuro przechowuje wszystkie wersje historyczne dokumentów regulaminowych przez okres 10 lat od dnia ich zastąpienia nową wersją.
2. Dostęp do wersji historycznych Klient uzyskuje na żądanie e-mailem na adres kontakt@taxpilot.pl. Udostępnianie wersji historycznych jest bezpłatne.
3. Wersje archiwalne dostępne są również publicznie na stronie www.taxpilot.pl/regulaminy w sekcji „Archiwum".
4. W razie sporu między Stronami stosuje się wersję dokumentu obowiązującą w dniu zaistnienia okoliczności faktycznych będących przedmiotem sporu — chyba że nowa wersja zawiera korzystniejsze dla Klienta postanowienia retroaktywnie obowiązujące.

§8. Hierarchia kolizji między dokumentami

1. W razie sprzeczności między różnymi dokumentami regulaminowymi pierwszeństwo mają — w kolejności:
   • a) Umowa Ramowa;
   • b) Polityka Ochrony Danych (RODO) — w sprawach ochrony danych osobowych;
   • c) Polityka AML — w sprawach przeciwdziałania praniu pieniędzy;
   • d) Polityka Cenowa — w sprawach wynagrodzenia i opłat;
   • e) Regulamin Świadczenia Usług Księgowych — w sprawach zakresu usług;
   • f) Regulamin Obowiązków Klienta — w sprawach obowiązków Klienta;
   • g) pozostałe Polityki — według właściwości tematycznej.
2. W razie wątpliwości interpretacyjnych pierwszeństwo ma postanowienie szczegółowe nad ogólnym.
3. W przypadku sprzeczności między postanowieniami dokumentu na poziomie ust. 1, hierarchia z ust. 1 stosowana jest wyłącznie w zakresie zagadnienia objętego daną Polityką (np. RODO — wyłącznie w sprawach przetwarzania danych osobowych).

§9. Postanowienia końcowe

1. Niniejsza Polityka może być aktualizowana zgodnie z procedurą określoną w §4.
2. Aktualna wersja niniejszej Polityki publikowana jest na stronie www.taxpilot.pl/regulaminy.
3. W sprawach nieuregulowanych stosuje się postanowienia Umowy Ramowej oraz pozostałych regulaminów i polityk Biura.