REGULAMIN OBOWIĄZKÓW KLIENTA

‍

‍

§1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa obowiązki Klienta wynikające z Umowy Ramowej oraz przepisów prawa niezbędne do prawidłowego świadczenia usług przez Biuro.
2. Klient jest zobowiązany do współpracy z Biurem w sposób zapewniający prawidłowe wykonanie usług księgowych, podatkowych i kadrowo-płacowych.
3. Regulamin stanowi integralną część Umowy Ramowej.

§2. Obowiązek dostarczania dokumentów

1. Klient dostarcza do Biura dokumenty księgowe i kadrowe w terminie nie później niż do 5. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dokumenty dotyczą, chyba że Biuro wskaże inny termin ze względu na specyfikę działalności Klienta.
2. Dokumenty dostarcza się wyłącznie w formie elektronicznej, za pośrednictwem:
   1. systemu udostępnionego przez Biuro (np. wfirma),
   2. poczty e-mail wskazanej przez Biuro,
   3. innych systemów zaakceptowanych przez Biuro.
3. Każdy dokument kosztowy powinien zawierać opis merytoryczny wskazujący jego związek z działalnością Klienta.
4. Klient dostarcza:
   1. faktury sprzedaży,
   2. faktury i rachunki kosztowe,
   3. wyciągi bankowe ze wszystkich rachunków firmowych (preferowany format importu),
   4. raporty kasowe (jeśli są prowadzone),
   5. raporty z kas fiskalnych,
   6. umowy z kontrahentami,
   7. dokumenty dotyczące leasingów, kredytów, najmu, inwestycji,
   8. dokumentację magazynową i remanenty,
   9. inne dokumenty mające znaczenie podatkowe.
5. Klient ponosi odpowiedzialność za kompletność dostarczonej dokumentacji.

§3. Obowiązek przekazywania informacji

Klient zobowiązany jest informować Biuro niezwłocznie, nie później niż w dniu przekazania dokumentów za dany miesiąc, o:

1. wszelkich zdarzeniach gospodarczych mających wpływ na księgi rachunkowe,
2. zawarciu, zmianie lub rozwiązaniu umów istotnych dla rozliczeń,
3. zmianie adresu, danych rejestrowych, rachunków bankowych, udziałów, składu zarządu, PKD, formy opodatkowania,
4. wszelkich przychodach podlegających opodatkowaniu,
5. zmianach danych beneficjentów rzeczywistych,
6. zatrudnieniu, zwolnieniu lub zmianie warunków zatrudnienia pracowników lub zleceniobiorców,
7. wszelkich zajęciach komorniczych, egzekucjach lub postępowaniach dotyczących należności Klienta,
8. toczących się postępowaniach podatkowych, kontrolach lub czynnościach sprawdzających.

§4. Obowiązki dotyczące kadrowo-płacowe

Klient dostarcza do Biura:

1. dokumenty potrzebne do sporządzenia list płac, umów i zgłoszeń ZUS najpóźniej do 5. dnia miesiąca,
2. informacje o nieobecnościach, chorobach, urlopach, wypadkach,
3. oświadczenia pracowników (m.in. PIT-2, oświadczenia o kosztach, dane do ZUS),
4. akta osobowe przekazywane zgodnie z zasadami określonymi przez Biuro,
5. decyzje, zaświadczenia, dokumenty do zasiłków,
6. dane o zmianach wynagrodzeń i dodatkach.

Biuro nie odpowiada za opóźnienia w rozliczeniach ZUS wynikające z niedostarczenia danych w terminie.

§5. Obowiązki wynikające z AML, CRBR, NIP-8, KSeD i innych ustaw

Klient jest zobowiązany do:

1. wypełnienia formularza AML oraz aktualizacji danych zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy,
2. zgłaszania i aktualizacji danych w CRBR w terminie 7 dni,
3. zgłaszania i aktualizacji danych w NIP-8 w terminie 7 lub 21 dni (zgodnie z przepisami),
4. założenia i utrzymywania aktywnej skrzynki doręczeń elektronicznych KSeD,
5. złożenia pełnomocnictw PPO-1, UPL-1, ZUS PEL, w sytuacji, gdy jest to wymagane,
6. zgłaszania do BDO, jeśli wymagają tego przepisy,
7. realizacji innych obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych.

Biuro nie odpowiada za skutki niewykonania przez Klienta obowiązków publicznoprawnych niezależnych od Biura.

§6. Obowiązki związane z płatnościami

1. Klient zobowiązany jest do terminowej zapłaty wynagrodzenia zgodnie z Polityką Cenową.
2. Opóźnienie powyżej 30 dni może skutkować rozwiązaniem umowy w trybie natychmiastowym.
3. Brak płatności nie zwalnia Klienta z obowiązków przekazywania dokumentów oraz współpracy do dnia rozwiązania umowy.

§7. Współpraca i komunikacja

1. Klient komunikuje się z Biurem wyłącznie poprzez kanały wskazane w Polityce Komunikacji i Przekazywania Dokumentów.
2. Klient ma obowiązek odbierania korespondencji elektronicznej — w szczególności dotyczącej terminów, wezwań i uwag księgowych.
3. Brak reakcji Klienta na prośby Biura o uzupełnienie dokumentów jest traktowany jako naruszenie obowiązków Regulaminu.

§8. Odpowiedzialność Klienta

1. Klient ponosi odpowiedzialność za skutki wynikające z niedostarczenia dokumentów, przekazania danych nieprawdziwych lub niekompletnych oraz naruszenia obowiązków wynikających z regulaminów.
2. Klient ponosi wszelkie koszty, odsetki i sankcje podatkowe wynikające z nienależytego wykonywania obowiązków, o których mowa w Regulaminie.
3. Klient zobowiązany jest do pokrycia szkód powstałych po stronie Biura w wyniku działań Klienta sprzecznych z prawem lub Regulaminami.

§9. Postanowienia końcowe

1. Regulamin obowiązuje Klienta od dnia jego publikacji na stronie www.taxpilot.pl/regulaminy.
2. Regulamin może być aktualizowany zgodnie z Polityką Wersjonowania Dokumentów.
3. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.

‍