POLITYKA KOMUNIKACJI I PRZEKAZYWANIA DOKUMENTÓW

‍

‍

§1. Postanowienia ogólne

  1. Regulamin określa zasady komunikacji, kontaktu oraz przekazywania dokumentów pomiędzy Klientem a Biurem.
  2. Dokument stanowi integralną część Umowy Ramowej oraz pozostałych regulaminów TaxPilot.pl.
  3. Klient zobowiązuje się do ścisłego przestrzegania niniejszego Regulaminu, aby umożliwić Biuru rzetelne wykonanie usług.

§2. Kanały komunikacji

  1. Biuro komunikuje się z Klientem wyłącznie za pośrednictwem:
    1. poczty elektronicznej (e-mail) wskazanej w Umowie,
    2. systemu księgowego udostępnionego Klientowi (np. wfirma),
    3. panelu Klienta w TaxPilot.pl (jeżeli dostępny),
    4. dedykowanych formularzy online,
    5. telefonicznie (w sprawach wymagających natychmiastowej reakcji).
  2. Klient jest zobowiązany regularnie odbierać korespondencję elektroniczną.
  3. Odpowiedź na wiadomość e-mail z prośbą Biura o dokumenty lub informacje powinna nastąpić nie później niż w ciągu 2 dni roboczych.

§3. Przekazywanie dokumentów księgowych

  1. Klient dostarcza dokumenty wyłącznie:
    1. poprzez system księgowy (np. wfirma),
    2. poprzez e-mail wskazany przez Biuro,
    3. poprzez inne bezpieczne kanały zaakceptowane przez Biuro.
  2. Niedopuszczalne jest dostarczanie dokumentów:
    1. MMS-ami,
    2. przez komunikatory typu Messenger, WhatsApp (chyba że Biuro wyrazi zgodę),
    3. w formie nieczytelnych zdjęć lub skanów.
  3. Wszystkie dokumenty muszą być:
    1. czytelne,
    2. kompletne,
    3. podpisane, jeśli tego wymagają przepisy.
  4. Biuro może odmówić zaksięgowania dokumentów, które nie spełniają wymogów niniejszego paragrafu.

§4. Terminy dostarczania dokumentów

  1. Klient dostarcza dokumenty za dany miesiąc do 5. dnia miesiąca następnego, chyba że Biuro ustali inny termin w zależności od specyfiki działalności Klienta.
  2. Dokumenty dotyczące pracowników i zleceniobiorców dostarczane są również do 5. dnia miesiąca, chyba że zdarzenie (np. choroba) wymaga wcześniejszej zgłoszenia.
  3. Dokumenty dostarczone po terminie mogą zostać zaksięgowane w następnym okresie rozliczeniowym.
  4. Klient ponosi odpowiedzialność za konsekwencje podatkowe i ZUS wynikające z opóźnień w dostarczeniu dokumentów.

§5. Opis dokumentów

  1. Wydatki niestandardowe muszą być opisane przez Klienta, w szczególności w zakresie:
    1. związku wydatku z działalnością Klienta,
    2. osoby lub jednostki, której dotyczy wydatek,
    3. celu poniesionego kosztu.
  2. W przypadku braku opisu Biuro może poprosić o wyjaśnienia lub odmówić księgowania dokumentu.

§6. Wyciągi bankowe i płatności

  1. Klient dostarcza:
    1. wyciągi bankowe z wszystkich rachunków firmowych za dany miesiąc,
    2. w miarę możliwości — w formacie umożliwiającym import do systemu (np. CSV).
  2. W przypadku braku możliwości importu Biuro może naliczyć opłatę dodatkową zgodnie z Polityką Cenową.

§7. Dokumenty kadrowo-płacowe

  1. Klient dostarcza dokumenty dotyczące:
    1. zatrudnienia,
    2. zwolnienia,
    3. podwyżek,
    4. oświadczeń pracowników (PIT-2, koszty, ZUS),
    5. chorobowych, urlopowych, zasiłkowych
      — niezwłocznie, najpóźniej do dnia ustalonego z Biuro.
  2. Klient odpowiada za skutki niedostarczenia dokumentów kadrowych na czas.

§8. Brak odpowiedzi i brak współpracy

  1. W przypadku braku odpowiedzi na wezwania Biura, Biuro może:
    1. wstrzymać wykonanie usług za dany okres,
    2. wstrzymać wysyłkę deklaracji podatkowych,
    3. odmówić wykonania usługi,
    4. naliczyć opłaty dodatkowe zgodnie z Polityką Cenową.
  2. Upór w braku współpracy lub utrudnianie komunikacji może stanowić podstawę do rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym.

§9. Przekazywanie danych przez Biuro

  1. Biuro przekazuje Klientowi:
    1. informacje o wysokości zobowiązań podatkowych i ZUS,
    2. deklaracje i pliki JPK,
    3. komunikaty dotyczące braków i nieprawidłowości,
    4. informacje o zmianach przepisów.
  2. Korespondencja wysłana przez Biuro na adres e-mail Klienta uważa się za skutecznie doręczoną.

§10. Odpowiedzialność Klienta

  1. Klient ponosi odpowiedzialność za skutki braku dostarczenia dokumentów lub informacji w terminie.
  2. Klient odpowiada za skutki wynikające z posługiwania się nieaktualnym adresem e-mail lub nieodbierania korespondencji.
  3. Klient odpowiada za szkody powstałe po stronie Biura wskutek naruszenia niniejszego Regulaminu.

§11. Postanowienia końcowe

  1. Regulamin obowiązuje od daty wskazanej powyżej.
  2. Regulamin może być aktualizowany zgodnie z Polityką Wersjonowania Dokumentów.
  3. Regulamin dostępny jest na stronie www.taxpilot.pl/regulaminy.

‍