POLITYKA ARCHIWIZACJI DOKUMENTÓW

‍

‍

§1. Cel regulaminu

  1. Regulamin określa zasady:
    1. przechowywania dokumentów przez Biuro,
    2. udostępniania dokumentów Klientowi,
    3. zwrotu dokumentów po zakończeniu współpracy,
    4. sposobu archiwizacji elektronicznej.
  2. Regulamin stanowi integralną część Umowy Ramowej o świadczenie usług księgowych.

§2. Definicje

  1. Dokumenty źródłowe — dokumenty dostarczane przez Klienta do Biura (faktury, umowy, wyciągi, listy płac, dane pracowników i inne dokumenty finansowo-księgowe).
  2. Dokumenty wytworzone przez Biuro — deklaracje, JPK, listy płac, księgi, raporty, zestawienia, analizy, ewidencje.
  3. Archiwizacja elektroniczna — przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej.

§3. Rodzaj i forma dokumentów

  1. Biuro archiwizuje dokumenty w formie elektronicznej, chyba że przepisy prawa wymagają formy papierowej.
  2. Dokumenty dostarczone w formie elektronicznej są przechowywane w oryginalnej formie cyfrowej.
  3. Dokumenty dostarczone w formie papierowej mogą zostać zeskanowane, a oryginały zwrócone Klientowi.

§4. Okresy przechowywania dokumentów

Biuro przechowuje dokumenty przez okres wymagany przepisami:

  1. Dokumenty księgowe — minimum 5 lat (Ustawa o rachunkowości).
  2. Dokumenty podatkowe — 5 lat od końca roku podatkowego.
  3. Dokumenty kadrowe:
    • akta osobowe — 10 lat,
    • dokumenty płacowe — zgodnie z ustawą archiwizacyjną.
  4. Umowy i dokumenty dotyczące środków trwałych — przez cały okres amortyzacji + 5 lat.

§5. Dostęp do dokumentów w trakcie współpracy

  1. Klient ma prawo żądać udostępnienia dokumentów wytworzonych przez Biuro oraz zeskanowanych dokumentów źródłowych.
  2. Udostępnienie następuje:
    1. w systemie księgowym,
    2. pocztą elektroniczną,
    3. w formie zabezpieczonego pliku.
  3. Biuro udziela dostępu do dokumentów w terminie do 7 dni od złożenia żądania.

§6. Zwrot dokumentów po zakończeniu współpracy

  1. Po rozwiązaniu Umowy Biuro przekazuje Klientowi:
    1. komplet dokumentów źródłowych znajdujących się w posiadaniu Biura,
    2. dokumenty wytworzone przez Biuro (deklaracje, JPK, księgi, listy płac),
    3. pliki w formie elektronicznej,
    4. informację o archiwizacji dokumentów.
  2. Dokumenty przekazywane są wyłącznie w formie elektronicznej, chyba że umowa przewiduje inaczej.
  3. Biuro nie ponosi odpowiedzialności za dokumenty, które Klient nie odebrał po rozwiązaniu Umowy, jeśli minęło 30 dni od wezwania.

§7. Archiwizacja po zakończeniu współpracy

  1. Biuro może przechowywać kopie dokumentów w formie elektronicznej przez okres wymagany przepisami prawa.
  2. Biuro nie ma obowiązku przechowywania oryginałów dokumentów Klienta po ich zwrocie.
  3. Po upływie okresów archiwizacyjnych dokumenty są bezpiecznie usuwane.

§8. Odpowiedzialność Klienta

  1. Klient ponosi odpowiedzialność za przekazanie dokumentów zgodnie z Polityką Komunikacji.
  2. Klient ponosi odpowiedzialność za dokumenty, których nie przekazał Biuru lub przekazał po terminie.
  3. Biuro nie odpowiada za dokumenty uszkodzone, nieczytelne lub niekompletne dostarczone przez Klienta.

§9. Odpowiedzialność Biura

  1. Biuro odpowiada za bezpieczne przechowanie dokumentów przez okres wynikający z przepisów.
  2. Biuro odpowiada za poprawne odtworzenie dokumentów elektronicznych.
  3. Biuro nie odpowiada za dokumenty pozostawione w Biurze po rozwiązaniu współpracy dłużej niż 30 dni.

§10. Postanowienia końcowe

  1. Regulamin obowiązuje od daty wskazanej powyżej.
  2. Regulamin może zostać zaktualizowany zgodnie z Polityką Wersjonowania Dokumentów.
  3. Regulamin dostępny jest na stronie www.taxpilot.pl/regulaminy.

‍